New Harvard study shows open office environments reduce team interaction and productivity | Une étude de l’Université de Harvard démontre que les bureaux paysagers réduisent la productivité et l’interaction au sein de l’équipe

As construction advances on the H building as part of the Palais renovations (SHP),and knowing that the H building is intended to house hotdesking/flexible workspace, we would like to share with you a new study conducted by researchers at Harvard University on the effects on human interaction of open office environments. Called: “The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration”, you can find it here.
 
The study is important because it measures scientifically how open office space affects employees’ interaction, whether face-to-face (F2F), by email or instant messaging (IM).
 
While the proponents of open office space and associated forms such as hotdesking/flexible workspace have expounded their importance for increasing teamwork and human interaction, the study shows that “the volume of face-to-face interaction decreased significantly (approx. 70%)… with an associated increase in electronic interaction”. It goes on to note that, “in short, rather than prompting increasingly vibrant F2F collaboration, open architecture appeared to trigger a natural human response to socially withdraw from officemates and interact instead over email and IM”.
 
It concludes that “it is not necessarily surprising that productivity declined due to a substitution of email for face-to-face interaction. What is surprising is that more open, transparent architecture prompted such a substitution.” It explains this by noting that “transitions to open office architecture do not necessarily promote open interaction”.
 
“Consistent with the fundamental human desire for privacy and prior evidence that privacy may increase productivity, when office architecture makes everyone more observable or ‘transparent’, it can dampen F2F interaction, as employees find other strategies to preserve their privacy; for example, by choosing a different channel through which to communicate. Rather than have an F2F interaction in front of a large audience of peers, an employee might look around, see that a particular person is at his or her desk, and send an email.” 

The study has been reported extensively in the media and we encourage you, if you do not have time to read the study, to peruse the links below. We will be following up on this issue. 

The Economist:  Open offices can lead to closed minds

PBS:  Here’s proof that open office layouts don’t work, and how to fix them

Washington Post:  Open office plans are as bad as you thought

Forbes:  How Open Plan Offices Impact Collaboration

The Register:  Open plan offices flop – you talk less, IM more, if forced to flee a cubicle

-------------------

À un moment où les travaux de construction avancent dans le bâtiment H dans le cadre du Plan stratégique patrimonial, et sachant que le hot-desking (ou espace de bureau flexible) y est prévu, nous aimerions partager avec vous une nouvelle étude menée par des chercheurs de l’Université de Harvard sur l’impact des bureaux paysagers sur l’interaction entre les membres d’une même équipe. Cette étude est intitulée : « Impact des bureaux paysagers sur la collaboration humaine ». Vous pourrez la consulter en cliquant sur ce lien.

L’étude est importante car elle mesure de manière scientifique comment les bureaux paysagers affectent l’interaction entre les employés, que ce soit en face à face, par courriel ou par messages instantanés.

Les adeptes des bureaux paysagers et des espaces de bureau qui y sont associés tels que le hot-desking (espace de bureau flexible) ont toujours clamé que ce type de bureau améliore l’esprit d'équipe et l’interaction humaine. Or l’étude vient démontrer que « le volume de l’interaction en face à face a considérablement diminué (de 70% environ) alors que l’interaction électronique a augmenté ». L’étude indique aussi qu’ « au lieu d’augmenter la collaboration en face à face, les espaces ouverts entraînent une réaction humaine normale qui consiste à s’éloigner de ses collègues et privilégier les échanges par courriel ou par messages instantanés ».

L’étude conclut aussi qu’ « il n’est nullement surprenant de voir la productivité baisser du moment où l’interaction en face à face est remplacée par les échanges via courriel. Le plus surprenant est que les espaces ouverts sont la cause de cette substitution et qu’ils ne privilégient nullement une interaction ouverte ».

« Chaque personne a un désir inné de préserver sa privacité et il a été démontré que la privacité peut accroître la productivité. Toutefois, avec les espaces ouverts où tout devient ‘transparent’, l’interaction en face à face est freinée puisque les employés sont à la recherche d'autres stratégies pour sauvegarder leur privacité, et cela passe par la recherche d’autres voies de communication par exemple. Ainsi, un employé a-t-il tendance à regarder autour de lui, repérer son collègue et lui envoyer un courriel au lieu d’interagir avec lui ».

L'étude a fait l'objet de nombreux articles dans les médias et nous vous encourageons, si vous n'avez pas le temps de la lire, à parcourir les liens ci-dessous. Nous enverrons bientôt une autre communication à ce sujet. 

The Economist:  Open offices can lead to closed minds

PBS:  Here’s proof that open office layouts don’t work, and how to fix them

Washington Post:  Open office plans are as bad as you thought

Forbes:  How Open Plan Offices Impact Collaboration

The Register:  Open plan offices flop – you talk less, IM more, if forced to flee a cubicle