Update on the new building and outcome of the hot-desking pilot project | Informations mises à jour sur le Plan stratégique patrimonial et conclusions du projet pilote sur le « hot-desking »

You will have seen that the new building H is slowly coming together and the underground car park will soon have a new entrance.

The General Assembly has decreed that all staff in the new building, to be completed in 2020, be subject to hot-desking (variously referred to by the Administration as flexible workspace or smart working)in which there will be 4 desks for every 5 staff. Affected staff include OHCHR, OCHA and the Division of Administration, but, based on concerns received, not UNCTAD, ECE nor the Language Service.

However, we have come to learn that in the Report of the Secretary General to the General Assemblyin its current session, the UN Administration through the SG’s report requested CHF 67 million in additional funds to introduce ventilation in the older buildings of the Palais to allow for the introduction of hot-desking. This request was not consulted with the Staff Council. We will keep you informed of the outcome of this request once the General Assembly makes its final decision.

In preparation for this change in the workspace, a change that has not proven popular in New York and on which the Administration admitted at the last meeting of the Staff-Management Committee (SMC) they were unable to measure a resulting increase in productivity, the Council was invited to try out the pilot hot-desking environment in the Dépendance La Pelouse. We would like to thank the SHP team for inviting us to this space, and the friendliness of all staff working there. Nevertheless, having tried this hot-desking, our conclusions are not encouraging. The main points are as following: 

·         Hot-desking can be a challenge for activities requiring confidentiality. It may be difficult, if not many times impossible, to foresee confidential activities and book a conference room in advance each time. Unexpected confidential phone calls will not be possible without urging the caller to wait while confidential space is found or having to ask to reschedule the call.

·         It is no wonder that colleagues who arrive first in the morning prefer to take places to the back where no one will walk behind them – as to retain a natural level of privacy. Those that arrive later are only left with a choice of desk with the hallway behind them where people walk and have less privacy. Staff are therefore obliged to “compete” for more privileged / less annoying seats.

·         The fact that there are no fixed places makes it difficult to find a particular colleague, therefore losing time when needing to interact directly. This may be particularly troubling for colleagues who interact daily with different colleagues/clients.

·         In general, the noise level is significantly higher than in individual offices as one can hear everything taking place in the open space.

·         As for spontaneous discussions with colleagues, our experience is that in theory they should be moved to other spaces but in practice they take place in the hot-desking environment, disturbing others. This is particularly true to cases when work on the screen in front of somebody has to be debated.

·         Speaking on the fixed phone is often annoying for colleagues sitting nearby and who will unwantedly hear the other person’s conversation, however short one tries to be and however low voice is used. Negative implications for concentration will be inevitable, as well as reticence to discuss issues in detail in order to respect colleagues nearby.

·         For storage space, lockers of any size may not be sufficient to hold all the professional and personal equipment typically found on a desk.

This Economist article on the subject is also worth reading: Open offices can lead to closed minds.

At this stage we would like to remind you that the Council was officially invited to certain SHP planning meetings as of April 2015. The Council conducted a surveyin June 2015 in which many of you expressed your strong concerns with regards to hot-desking and open-plan offices. These were reinforced by a scientific studyundertaken by Swiss company, Ergorama, and a petition signed by over 1,000 of you against open space and hot-desking. The Council itself voted on October 2017 a resolutionof no-confidence in the project as it then was.

While we understand that SHP is bound by General Assembly resolutions we also understand that the GA’s resolutions were also based on the proposals submitted by our Management. We therefore regret that despite best efforts the concerns of staff were for the most part ignored, including many concerns expressed during the focus group meetings organized by the SHP team.

Nevertheless, the Council will need to remain engaged with UNOG leadership and the SHP team in order to make the current project as good as possible.

 

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Vous avez certainement remarqué que le nouveau bâtiment H prenait forme peu à peu et que le parking souterrain serait bientôt doté d’une nouvelle entrée.

En ce qui concerne nos bureaux, vous savez que l’Assemblée générale a décidé que tous les postes de travail du nouveau bâtiment (qui devrait être achevé en 2020) seraient situés dans des espaces de travail communs et partagés, selon un ratio de 5 fonctionnaires pour 4 postes. Sont concernés les fonctionnaires du Haut-Commissariat aux droits de l'homme, du Bureau de la coordination des affaires humanitaires et de la Division de l’Administration. Les fonctionnaires de la CNUCED, de la CEE et du Service linguistique ayant exprimé leurs préoccupations quant à ce type d’environnement, il a été décidé qu’ils ne seraient pas logés dans le nouveau bâtiment.

Toutefois, nous avons pris connaissance du rapport du Secrétaire général soumis à l’Assemblée généralepour sa session en cours, dans lequel nous avons été surpris de découvrir une demande de fonds supplémentaires d’un montant de 67 millions de francs suisses en vue de travaux d’installation de la ventilation dans le Palais en prévision de l’aménagement d’espaces de travail partagés. Il est à souligner que ce projet n’a fait l’objet d’aucune consultation préalable avec le Conseil de coordination. Nous vous tiendrons informés de l’issue de cette affaire dès que l’Assemblée générale aura pris une décision à ce sujet.

Il est à noter que l’aménagement d’espaces de travail partagés au Siège de l’Organisation à New York a eu très peu de succès. L’Administration a admis lors de la dernière session du Comité Administration-personnel (SMC) qu’elle n’avait pu mesurer l’augmentation de la productivité du personnel depuis la mise en place de ces nouveaux aménagements.  À Genève, le Conseil de coordination a été invité à expérimenter l’environnement de travail partagé dans la dépendance la Pelouse. Nous remercions l’équipe du Plan stratégique patrimonial (PSP) de nous avoir invités à expérimenter cet espace de travail et de l’accueil chaleureux qu’elle nous a réservé. Nous avons toutefois tiré de cette expérience une série de conclusions qui ne sont guère encourageantes. En voici les points essentiels :

·         L’environnement de travail partagé est problématique lorsque l’on mène des activités à caractère confidentiel. Il est parfois difficile de planifier à l’avance les activités correspondantes, pour lesquelles il serait nécessaire de réserver une salle protégée. En outre, il est impossible de répondre à un appel téléphonique confidentiel dans un espace commun.

·         On ne s’étonnera pas que les fonctionnaires les plus matinaux aient tendance à monopoliser les postes de travail les plus en retrait afin de s’assurer la plus grande intimité possible. Ceux qui arrivent plus tard sont obligés de s’installer à des emplacements plus exposés et donc moins tranquilles. Cela crée une sorte de « concurrence » pour l’obtention du meilleur poste.

·         À cause de l’absence de poste de travail attitré, il est parfois difficile de trouver ses collègues, ce qui entraîne une perte de temps lorsqu’il est nécessaire d’interagir directement avec d’autres membres de l’équipe. Ceci est problématique pour celles et ceux dont le travail implique de constantes interactions avec des collègues ou des « clients ».

·         Le niveau sonore est généralement plus élevé dans les espaces partagés que dans les bureaux individuels puisque rien n’arrête les nuisances sonores.

·         Si en théorie les discussions spontanées avec les collègues devraient être menées en dehors de l’espace partagé, l’expérience montre qu’elles ont lieu sur place, ce qui dérange encore plus les collègues. Cela concerne particulièrement les séances de travail en commun, devant l’écran d’un ordinateur.

·         Les conversations téléphoniques sont très souvent dérangeantes pour les voisins immédiats, qui doivent subir des conversations qui ne les regardent pas et qui affectent leur concentration, même si vous parlez à voix basse. Par respect envers les autres, on peut se sentir obligé d’écourter une conversation pourtant importante.

·         Les espaces de rangement personnels risquent de ne jamais être suffisants pour entreposer tout l'équipement professionnel et personnel nécessaire au travail et à la vie de bureau.

Cet article de « The Economist » sur le sujet mérite d’être lu : Open offices can lead to closed minds.

Le Conseil a été officiellement invité à certaines réunions de planification du PSP à partir d’avril 2015. Il a mené en juin 2015 une enquêtedans laquelle vous avez fait part de vos préoccupations au sujet de l’espace de travail ouvert et partagé. Ces préoccupations ont été confirmées par une étude scientifiquemenée par la société suisse Ergorama, et plus de 1 000 fonctionnaires ont signé une pétition contre ce type d’aménagement. En octobre 2017, Le Conseil s’est en outre prononcé dans une résolution contre le projet tel qu’il était alors présenté.

Nous savons pertinemment que le PSP découle de résolutions de l’Assemblée générale. Cependant, lesdites résolutions s’inspirent de propositions de notre Administration. Nous regrettons par conséquent que malgré tous les efforts déployés, les préoccupations du personnel n’aient pas été prises en compte, y compris celles exprimées lors des « Focus groups » organisés par l’équipe du PSP.

Tout cela n’empêchera pas le Conseil de maintenir le contact avec la direction de l'ONUG et l’équipe du PSP, afin que le personnel de l’ONUG obtienne les meilleures conditions de travail possibles.