Extension of the courtesy period for staff on temporary contracts | Extension de la période de courtoisie pour les détenteurs de contrats temporaires

Dear colleagues on temporary contracts, 

During our meeting held on 18 October, several of you raised various concerns, some notably related to the courtesy period legitimation card usually awarded for 2-months by the Swiss authorities at the end of a contract, which forces some of you to leave Switzerland by the end of said period. 

We raised this issue with the UNOG Human Resources Management Service (HRMS) who clarified that the requests for the extensions of the standard courtesy periods are treated on a case-by-case basis. 

In order to have a unified approach and avoid confusion, the following is recommended: 

Once the end of your temporary contract is approaching (at least two weeks before your contract expiration), contact the UNOG Legitimation Card Unit. The request for an extension of the courtesy period should be submitted by letter addressed to the chief of HRMS and explaining your personal circumstances (children schooling, medical problems, etc.). Kindly note that the Swiss authorities do not normally accept to extend a courtesy period in order to search for a new job.

This request will be forwarded to the Swiss Mission, who will decide on your case. 

We understand that a more optimal scenario would have been to align the courtesy period with the break-in-service period. However, this would require a change in the laws of the host country which is not planned, at least for the moment.

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Chers collègues sous contrats temporaires,
 
Lors de la réunion que nous avons tenue avec vous le 18 octobre, plusieurs préoccupations ont été soulevées dont celles relatives à la période d’interruption de service lors de laquelle certains d’entre vous sont obligés de quitter la Suisse à la fin de la période de courtoisie de deux mois qui est généralement octroyée par les autorités suisses.
 
Nous avons soulevé cette question avec le Service de la gestion des ressources humaines (SGRH) de l’ONUG qui a clarifié que les demandes de prolongation du délai de courtoisie sont traitées au cas par cas par la Mission suisse.
 
Afin d’avoir une approche unifiée et éviter toute confusion, ce qui suit est recommandé:
 
A l’approche de la période d’expiration de votre contrat temporaire (au moins 2 semaines avant la date d’expiration du contrat), prenez contact avec le service des cartes de légitimation à l’ONUG. Pour la demande de prolongation du délai de courtoisie, il faudrait envoyer une lettre adressée au chef du SGRH mentionnant vos circonstances personnelles (enfants scolarisés, problèmes médicaux, etc.). La Mission suisse n’est généralement pas en mesure de donner une réponse favorable dans le cas où la raison de demande exceptionnelle de prolongation du délai de courtoisie est professionnelle (par ex. recherche d’emploi). 
 
Cette demande sera transmise à la Mission suisse qui statuera sur votre cas.
 
Il est certain que le mieux aurait été d’aligner la période de courtoisie à la période d’interruption de service. Toutefois, cela exige le changement des lois du pays hôte, ce qui n’est pas prévu, du moins pour le moment.